Ülkemizde, elektronik fatura (e-Fatura) kullanımına ilişkin usul ve esaslar ilk kez 397 sıra numaralı Vergi Usul Kanunu Genel Tebliğiyle yürürlüğe girmiş olup daha sonra 416, 421 ve 434 nolu tebliğlerle Elektronik Defter ve Elektronik Fatura uygulamalarına ilişkin güncellemeler yapılarak, e-Defter ve e-Fatura kullanma zorunluluğu getirilen mükellefler belirlenmiştir. 454 nolu VUK tebliğ ile 421 sıra numaralı Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği ile zorunluluk getirilen mükelleflere ilave olarak elektronik defter tutma ve elektronik fatura (e-fatura) uygulamasına dâhil olma zorunluluğu getirilen mükelleflerin kapsamının genişletilmesi ve ihracat işlemlerinde e-Fatura uygulamasına ilişkin usul ve esaslar yeniden belirlenmiştir. 433 nolu VUK genel tebliğle de Vergi Usul Kanunu uyarınca kâğıt ortamında düzenlenmek, muhafaza ve ibraz edilmek zorunluluğu bulunan faturanın elektronik ortamda düzenlenmesi ve ikinci nüshasının elektronik ortamda muhafaza ve ibraz edilmesine imkân tanıyan e-Arşiv Uygulamasına ilişkin usul ve esaslar belirlenmiştir.

Bilindiği üzere 213 sayılı Vergi Usul Kanunu’nun 229 uncu maddesinde; fatura, satılan emtia veya yapılan iş karşılığında müşterinin borçlandığı meblağı göstermek üzere emtiayı satan veya işi yapan tüccar tarafından müşteriye verilen ticari vesika olarak tanımlanmış, 230 uncu maddesinde ise faturanın şekli belirtilerek içermesi gereken asgari bilgiler sayılmıştır. Kanunun 231 inci maddesinde de fatura düzenlenmesinde uyulacak usullere, 232 nci maddesinde ise fatura kullanma mecburiyetine ilişkin esaslara yer verilmiştir. Buna göre fatura, emtiayı satan veya işi yapan tüccar tarafından alıcıya verilmek üzere kâğıt ortamında en az iki nüsha olarak düzenlenerek ilk nüshası (aslı) alıcıya verilen, ikinci nüshası ise yine kâğıt ortamında 213 sayılı VUK’ nun muhafaza ve ibraz hükümlerine göre mükelleflerce saklanılan bir belgedir.

Vergi Usul Kanunu’nun Mükerrer 242 nci maddesinin 2 numaralı fıkrasında ise Maliye Bakanlığına verilen yetkide faturanın, elektronik belge olarak düzenlenmesi, müşteriye elektronik ortamda iletilmesi ve elektronik ortamda muhafaza ve ibraz edilmesine ilişkin düzenleme yer almaktadır. Bu nedenle gerek 397 nolu tebliğde düzenlenen e-Fatura, gerekse 433 nolu tebliğde yer alan e-arşiv fatura yeni bir belge türü olmayıp, kâğıt fatura ile aynı hukuki niteliklere sahiptir.

e- Arşiv Fatura, Vergi Usul Kanunu uyarınca kâğıt ortamında düzenlenmek, muhafaza ve ibraz edilmek zorunluluğu bulunan faturanın, 433 sıra numaralı Vergi Usul Kanunu Genel Tebliğinde yer alan şartlara uygun olarak elektronik ortamda düzenlenmesi ve ikinci nüshasının elektronik ortamda muhafaza ve ibraz edilmesine imkân sağlayan uygulamadır. Uygulamadan yararlanmak için mükelleflerin 397 sıra numaralı Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği ile getirilen e-Fatura uygulamasına kayıtlı olmaları gerekmektedir. e-Arşiv Faturasında e-Fatura Uygulaması’na kayıtlı mükellefler için oluşturulan faturalar dışındaki tüm faturalar, e-Arşiv Faturası olarak isimlendirilmektedir.

e-Arşiv Fatura uygulamasında, e-Fatura uygulamasından farklı olarak, oluşturulan faturalar, GİB üzerinden alıcısına ulaştırılmamaktadır.

• e-Arşiv Faturaları, uygun koşullar dâhilinde elektronik ortamda gönderebileceği gibi kâğıt olarak da teslim edilebilmektedir.

• e-Arşiv fatura uygulaması kapsamında oluşturulan faturaların alıcısına gönderilen kopyası dışında diğer kopyası elektronik mali mühür ve zaman damgası ile imzalanarak elektronik ortamda arşive alınmaktadır.

• e-Arşiv fatura uygulaması kapsamında oluşturulan faturalar, bir sonraki ayın 1. İle 15. günü arasında oluşturulacak e-Arşiv raporu ile GİB ‘e bildirilmek zorundadır.

• e-Arşiv raporu içerisinde, faturaların başlık bilgileri ile dönem içerisinde iptal edilmiş faturalara yer verilmektedir.

• e-Arşiv Fatura uygulaması kapsamında düzenlenen belgelerde, 433 nolu tebliğ ile getirilen düzenlemeler dışında başta Vergi Usul Kanunu olmak üzere, diğer vergi kanunları ve ilgili düzenlemelerde yer alan sürelere ve belirlenen usul ve esaslara uygun biçimde oluşturulması gerekmektedir.

• e-Arşiv Fatura uygulamasından yararlanan mükellefler irsaliyeli fatura düzenleyemezler.

• e-Arşiv Fatura uygulamasından faydalanan mükellefler, oluşturdukları ikinci nüsha elektronik belgelerini ve e-Arşiv Raporlarını birbirleriyle ilişkili şekilde, vergi kanunları ve diğer kanuni düzenlemelerin kâğıt nüshalar için öngörmüş olduğu süreler dâhilinde muhafaza ve istenildiğinde ibraz etmekle yükümlüdür.

e-Arşiv Fatura Kullanıcısı Olma Zorunluluğu

İnternet üzerinden mal ve hizmet satışı yapan ve 2014 yılı gelir tablosu brüt satış hâsılatı tutarı 5 milyon lira ve üzerinde olan mükellefler, en geç 01 Ocak 2016 tarihine kadar, e-Arşiv uygulamasına geçmek zorundadır. e-Fatura kayıtlı kullanıcısı olan fakat zorunluluğu bulunmayan mükellefler istemleri halinde e-Arşiv uygulaması kapsamında, bütün faturalarını elektronik ortamda arşivleyebilirler. Tebliğde belirtilen şartlar çerçevesinde müşterilerine faturaları elektronik ortamda gönderebilirler. Kapsama giren mükelleflerin 01 Ocak 2016 tarihinden önce e-Fatura ve e-Arşiv başvurularını ve fiili geçiş hazırlıklarını tamamlamaları gerekmektedir.

e-Arşiv Fatura Başvuru ve Kullanım Yöntemleri

Uygulamadan yararlanmak için, mükelleflerin 397 sıra numaralı Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği ile getirilen e-Fatura Uygulaması’na kayıtlı olmaları gerekmektedir. e-Arşiv uygulamasından yararlanmak isteyen mükellefler, kendilerine uygun, aşağıda yer alan yöntemlerden birini seçebilirler.

a. Özel Entegrasyon Yöntemi:Başkanlıktan özel entegrasyon izni almış mükelleflerin, bilgi işlem sistemi vasıtası ile e-Arşiv Fatura uygulaması yöntemidir. e-Arşiv Fatura kullanmak isteyen mükellefler mali mühür sertifikası ile entegratör firmalara başvuru yapılması yeterlidir. (Özel entegratör yönetimi seçenlerin ayrıca Başkanlığa başvuruda bulunmazlar.) e-Arşiv Fatura hizmetini özel entegratör vasıtasıyla alan mükellefler, fatura ve elektronik arşiv raporlarında özel entegratörün mali mührünün ve zaman damgasının kullanılmasını talep edebilirler.

b.Bilgi İşlem Sistemi Entegrasyonu Yöntemi:Kendi bilgi işlem sistemleri yeterli olan kullanıcıların, gerekli entegrasyonu sağlamaları koşulu ile e-Arşiv Uygulamasını doğrudan kendilerine ait bilgi işlem sistemleri aracılığı ile kullanabildikleri yararlanma yöntemidir. (Bu yöntemden yararlanabilmek Gelir idaresi Başkanlığına başvuru yapmak, sonrasında da gerekli testleri geçmek gerekmektedir.)

e-Arşiv Fatura Belge düzeni

Bu Tebliğ kapsamında oluşturulan e-arşiv faturalar da Gelir İdaresi Başkanlığı amblemi, amblemin altında ise “e-Arşiv Fatura” ibaresi bulunacaktır. Elektronik ortamda iletilen faturanın alt kısmında ayrıca “e-Arşiv izni kapsamında elektronik ortamda iletilmiştir.” ifadesi yazılacaktır. e-Arşiv Fatura uygulaması kapsamında düzenlenen faturada, düzenleme tarihi yanında düzenleme zamanının da saat ve dakika olarak gösterilmesi zorunludur.

e-Arşiv Fatura olarak düzenlenen belgelerde, seri-sıra numarası yerine 3 haneli birim kodu ve 13 haneli sıra numarasından oluşan belge numarası kullanılır. Belge numarası içerisinde yer alan sıra numarası, 4 karakter yıl ve 9 karakter müteselsil numaradan oluşmaktadır. Birim kodu serbestçe belirlenebilir. Mükellef bünyesinde oluşturulan e-Arşiv Faturalarda aynı belge numarası birden fazla kullanılamaz. Elektronik ortamda oluşturulan faturanın kâğıt ortamında teslimi halinde baskı işlemi mükellefin kendisi tarafından yapılabilir. İsteyen mükellefler baskı işini anlaşmalı matbaa işletmelerine veya özel entegratörlere de yaptırabilir.

Vergi Usul Kanunu’nun faturanın nizamına ilişkin hükümlerine göre, faturaların baş tarafında iş sahibinin veya namına imzaya mezun olanların imzasının bulunması mecburidir. Bu hükme göre, vergi uygulamaları bakımından faturada imzanın bulunması zorunlu olmakla beraber, faturanın şekil ve nizamına ilişkin esaslara riayet edilmek şartıyla, düzenleme tarihinde imzaya yetkili olanın imzasının notere tasdik ettirilip basım sırasında fatura üzerine yazdırılmak suretiyle faturanın (hazır imzalı olarak) kullanılabilmesi mümkündür.

e-Arşiv Fatura Teslimi

e-Fatura sistemine kayıtlı olmayan mükelleflere e-Arşiv Fatura uygulaması kapsamında düzenlenen fatura kâğıt ortamında teslim edilir. Bu kapsamda, alıcısına malın yanında kâğıt olarak verilen fatura, irsaliyeli fatura yerine kullanılabilir. Ancak bu imkândan yararlanabilmek için faturanın, malın teslimi anında düzenlenmesi ve “İrsaliye yerine geçer.” ifadesinin yazılması zorunludur.

e-Arşiv fatura kapsamında elektronik belge biçiminde oluşturulan ve vergi mükellefi olmayanlara düzenlenen fatura, alıcının rızasına bağlı olarak kâğıt veya elektronik ortamda teslim edilir. Vergi mükellefi olmayan alıcı tarafından elektronik ortamda teslimi istenen fatura internet dâhil olmak üzere her türlü elektronik araç ve ortamlar vasıtasıyla iletilebilir.

Vergi mükellefi olmayanlara yapılan satışlarda fatura, malın teslimi ya da hizmetin ifası anında elektronik ortamda iletiliyorsa müşteriye bu faturanın kâğıt çıktısı verilir. Bu durumda çıktının satıcı veya yetkilisi tarafından imzalanması zorunludur. Bu imkândan yararlanabilmek için faturanın malın teslimi anında düzenlenmesi zorunludur.

e-Arşiv Fatura Raporlama

e-Arşiv izni alan mükellefler ve e-arşiv hizmeti verme konusunda izin alan özel entegratörler, elektronik ortamda oluşturdukları belgelere ilişkin olarak, Başkanlığın www.efatura.gov.tr İnternet adresinde yayımlanan veri formatı ve standardına uygun e-Arşiv Raporunu mali mühür ya da NES ile zaman damgalı olarak onaylamak ve e-Arşiv Kılavuzunda açıklanan yöntem veya yöntemlerle Gelir İdaresi Başkanlığı sistemine aktarmak zorundadır.

e-Arşiv Fatura ile e-Fatura Uygulaması Arasındaki Farklar

e-Fatura

• Kâğıt baskısı hukuken bir değer ifade etmez.

• GİB aracılık görevi görür.

• Formatı zorunludur.

• Mali mühür kullanılır.

• GİB veya Özel entegratör kullanılır.

• Kullanımı belirli şartlarda zorunludur.

e-Arşiv Fatura

• Elektronik belge olarak basılır.

• GİB’e rapor verilir. Serbest format kullanılır.

• Zaman dalgası ve mali mühür ile onaylanıp muhafaza altına alınır.

• Özel entegratör veya kendi bilgi sistemi kullanılır.

• Kullanımı internet üzerinden satış yapanlar dışında isteğe bağlıdır.

e-Arşiv Fatura’nın Sağladığı Avantajlar

• e-Arşiv fatura uygulamasına geçen firmalar, tüm faturalarını elektronik ortamda oluşturup kanuni süresi boyunca elektronik ortamda saklayabilirler.

• e-Arşiv fatura uygulamasına geçen firmalar müşterilerine faturalarını uygun koşullar dâhilinde elektronik ortamda gönderebileceği gibi kâğıt olarak da teslim edebilmektedir.

• e-Arşiv fatura uygulamasına geçen firmalar da zaman, işçilik, düzeltme, tasnif, arşivleme maliyetlerini azaltabilmektedir.

• e-Arşiv fatura uygulaması kapsamında düzenlenen faturanın kâğıt çıktısı üzerine kaşe ve imza tatbik edilmesi, faturanın, malın teslimi anında düzenlenmesi ve üzerine “İrsaliye yerine geçer.” ifadesinin yazılması suretiyle halinde teslim edilmesi durumunda ayrıca irsaliye düzenlenmez. Bu konu da bizimle iletişime geçerek destek alabilirsiniz.